BE SMART WITH SMART WORKING

Negli ultimi sei mesi “smart-working” è stata una delle parole più abusate. Abbiamo spesso abusato del significato originale e abbiamo usato “smart-working” invece del più generico “home-working”.

In quasi tutti i paesi del mondo siamo stati costretti dalla pandemia a lavorare da casa, in condizioni difficili, con apparecchiature domestiche, in un ambiente complesso e non professionale, spesso senza linee guida chiare ed efficienti da parte della nostra azienda, a volte con scarso supporto da parte dei nostri manager disorientati che hanno dovuto fare i conti con un evento straordinario, non previsto in nessun piano di continuità aziendale. 

Lo Smart-Working è molto più di questo!

 

Negli ultimi mesi ho pensato molto a una buona soluzione e ho lavorato molto con un team di amici multidisciplinari per definire alcune linee guida e progetti strutturati che potessero essere adattabili per la maggior parte delle organizzazioni (private e pubbliche) in Italia.

Nel team molti di noi hanno avuto la fortuna di lavorare in grandi multinazionali dove lo smart-working era già una cosa perseguita da un paio di decenni e lavoriamo ancora in questo modo come professionisti.

E dalle nostre esperienze abbiamo potuto trarre alcuni spunti da cui partire, da personalizzare rispetto alle caratteristiche delle diverse Organizzazioni.

 

Condividerò con voi alcuni di questi suggerimenti, per permettervi di costruire su di essi il vostro “modello SmartWorking” e/o per ottenere il vostro supporto/feedback per il nostro ambizioso Progetto.

 

Prima di tutto, iniziamo con la “nostra” definizione.

A nostro avviso lavorare da casa in modo non strutturato e non definito non è smart-working.

La parola “smart” implica intrinsecamente un concetto di conciliazione vita-lavoro, e implica una fitta e ben definita rete di processi i cui obiettivi e KPI, attività e relative responsabilità sono chiaramente definiti, in un ambiente dove fiducia e leadership sono fondamentali.

 

Oltre a questo, abbiamo definito che SmartWorking è una sapiente miscela di Persone e Processi che utilizzano Strumenti e Metodi definiti e regolamentati, in conformità con Regolamenti e Standard internazionali, progettati o perfezionati per essere utilizzati in un luogo strutturato e sicuro (fuori dal azienda).

Non è qualcosa che può nascere in una notte, ma può essere costruito passo dopo passo seguendo un piano chiaro, mirato e ben organizzato, e può dare grandi benefici all’Azienda e ai Dipendenti, a parte le emergenze.

 

PERSONE E PROCESSI

Tutte le persone in un’organizzazione sono potenzialmente interessate dallo SmartWorking, dall’imprenditore ai manager, a tutti i dipendenti.

Smart Working significa sfidare i tradizionali vincoli legati al luogo e al tempo, lasciando le persone più autonome nel definire come lavorare a fronte di una maggiore responsabilità per i risultati. Autonomia, ma anche flessibilità, empowerment, valorizzazione dei talenti e fiducia diventano i principi cardine di questo nuovo approccio.

Non dover recarsi presso la sede della Società ha ovviamente un impatto positivo sull’impronta ambientale e conferisce all’azienda un apprezzamento ecologico e sostenibile, oltre a una significativa riduzione dei costi di viaggio.

Per i Dipendenti i vantaggi di impostare lo “SmartWorking” sono:

• Un certo livello di flessibilità nell’orario di lavoro (adattamenti giornalieri e settimanali)
• Un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata
• Una certa autonomia nell’organizzazione del lavoro

Ma per mettere in pratica tutte queste semplici parole, dovrebbe essere messo in atto un processo globale di apprendimento e miglioramento della comunità imprenditoriale.

 

STRUMENTI E METODI

Tutti i dettagli relativamente a Strumenti/Attrezzature da utilizzare devono essere definiti e condivisi consapevolmente: PC / Workstation, software specifici, backup, antivirus e firewall, stampanti e altri dispositivi,

LAN e connessioni, VPN e autenticazione, sicurezza, disponibilità, criteri di continuità,

Strategie cloud, strumenti web e supporto tecnico …

Nulla deve essere lasciato al caso o alla libera decisione dei singoli!

Gli strumenti di gestione collaborativa e visiva sono elementi chiave per un’implementazione efficace ed efficiente di SmartWorking.

 

REGOLAMENTI E STANDARD

Mettere in atto uno SmartWorking serio implica molti vincoli dati dai Regolamenti e potrebbe essere in qualche modo diverso da Paese a Paese.

Dobbiamo considerare tra questi:

• Gestione e sicurezza delle informazioni e dei dati (principalmente ISO 27001 e 27017)
• Sicurezza e protezione per le persone, ben addestrate per lavorare in diverse situazioni e condizioni (principalmente ISO 45001)
• Sicurezza per i luoghi
• Regole e contratti tra la Società e i suoi dipendenti
• Piano/verifica di capacità/saturazione di tutti gli accessi da postazioni remote

 

Nel nostro progetto SmartWorking abbiamo pensato di “utilizzare” un pivot-player al fine di raccogliere le migliori situazioni “disponibili” sullo SmartWorking, per condividere esperienze tra aziende delle stesse dimensioni / business, per migliorare quelle esperienze di volta in volta e per sviluppare una sorta di intelligenza collettiva e sociale sulla pratica SmartWorking.

Questa potrebbe essere anche una grande opportunità per mettere in luce le eccellenze della nostra regione, per accrescere e premiare la loro visibilità ed eventualmente per promuovere alcuni gemellaggi con altri Paesi europei, dando così un vantaggio estremo al nostro territorio con una mentalità aperta all’apprendimento.

Nel nostro progetto gli StakeHolder principali sono i Lavoratori, sono sempre le Persone che fanno la differenza!

E queste persone, nella nostra visione, richiedono formazione, accompagnamento sul lavoro, luoghi di lavoro sicuri, guida e leadership da parte del management aziendale e una buona “dose” di Project Management.

Richiedere il miglior ambiente di lavoro possibile, e non solo fisicamente e/o tecnologicamente ma anche emotivamente parlando.

 

In perfetta sintonia con i Lavoratori, dobbiamo poi definire e riassestare i Processi di base: in particolare quelli che si occupano di Decisioni, Gestione dei Dati e Miglioramento Continuo, oltre a quelli relativi al piano di Business Continuity, aggiungendo ad ogni processo elementi specifici che potrebbe aiutarli a lavorare sia online che offline.

Un grande miglioramento delle soft skills è lo spunto per l’intero processo di SmartWorking (come Paolo Colombbo ha chiaramente descritto QUI).

 

Infine per monitorare l’implementazione di SmartWorking dobbiamo impostare alcune Metriche (KPI) e misurarne costantemente il valore, riferendoci continuamente ai nostri obiettivi, in modo da reindirizzare sempre il timone verso l’eccellenza!

 

CLAUDIA MIANI

Innovation & Management Advisor

 

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Per la versione inglese:

https://trendsandmanagement.com/be-smart-with-smartworking/